Varaus-, maksu- ja peruutusehdot
VARAUS-, MAKSU- JA PERUUTUSEHDOT 1.2.2023
Näitä ehtoja noudatetaan ilmoittautuessasi Espoossa 9.-11.6.2023 pidettävään Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen ja ostaessasi osallistumispassin. Passi sisältää tapahtumat vuosikokouksen ohjelmiin, muihin maksullisiin ilmoittauduttaviin tilaisuuksiin kuten ARS-lounaalle ja Melvin Jones -tilaisuuteen. Lisäksi ennakkoon voi tilata seuralaisille tarkoitettuja oheisohjelmia sekä tuotteita.
Näistä on tiedot vuosikokouksen ilmoittautumisohjeissa.
1. Varaus, maksaminen ja ilmoittautumisen voimaan astuminen
Ilmoittaudu vuosikokoukseen varausjärjestelmän kautta viimeistään 30.4.2023. Näin säästät ennakkovaraajan etuna 10–40 € osallistumispassien hinnoissa. Hintatiedoissa on jälki-ilmoittautumisen korotuslisä (suluissa).
Jälki-ilmoittautumisia vastaanotetaan 1.5.-15.5.2023, jolloin kunkin osallistumispassin hintana käytetään ilmoitettua jälki-ilmoittautujan korotettua hintaa.
Kokouspaikalla ilmoittautumisia otetaan vastaan vain, mikäli kokous- ja ravintolatilat sallivat. Tällöin ovat voimassa korotetut hinnat.
Ilmoittautuminen vuosikokoustapahtumiin tehdään sähköisesti. Linkki ilmoittautumisjärjestelmään on vuosikokousjärjestäjän kotisivulla https://vuosikokous.lions.fi.
Ilmoittautua voi myös suoraan liiton jäsenosion kautta https://www.lions.fi/rekisteri/.
Valittu osallistumispassi sekä muut mahdollisesti tilatut palvelut ja tuotteet maksetaan
• joko heti ilmoittautumisen yhteydessä Paytrail-verkkomaksupalvelussa tai
• maksamalla ilmoittautumisjärjestelmästä tulostettava lasku, joka on maksettava 7 päivän kuluessa laskun päivämäärästä. Jos ilmoittaudut 1.5.2023 jälkeen, on laskun eräpäivä heti.
Ilmoittautuminen astuu voimaan, kun lasku on kokonaan maksettu.
Eräpäivään mennessä maksamatta olevaa laskua ei katsota ilmoittautumiseksi.
2. Muutokset
Mahdollisista muutoksista osallistumiseen on ilmoitettava kirjallisesti sähköpostilla alla olevaan osoitteeseen.
3. Peruutusehdot
Noudatamme Lions-liiton suosituksia peruutusehdoissa.
Peruutukset on aina ilmoitettava kirjallisesti sähköpostilla. Peruutuspäivä on se päivä, jolloin kokousjärjestäjä on saanut kirjallisen tiedon peruutuksesta. Osallistujan oma matkavakuutus saattaa korvata osan peruutuskustannuksista.
3.1. Peruutus viimeistään 16.4.2023
Mikäli osallistuja peruuttaa osallistumisensa viimeistään 16.4.2023, palautetaan osallistumismaksut kokonaisuudessaan.
3.2. Peruutus viimeistään 9.5.2023 (1 kk ennen kokousta)
Mikäli osallistuja peruuttaa osallistumisensa viimeistään 9.5.2023, palautetaan osallistumismaksuista 50 %.
3.3. Peruutus ylivoimaisesta esteestä johtuen
Mikäli osallistuminen peruutetaan viimeistään 8.6.2023 osallistujalle varauksen jälkeen sattuneen sairauden, tapaturman tai muun vakavan syyn johdosta, joka on tapahtunut osallistujalle tai tämän lähiomaiselle, on osallistujalla mahdollisuus saada osallistumismaksut takaisin kokonaisuudessaan. Peruutuksesta on ilmoitettava kirjallisesti kokousjärjestäjälle viivytyksettä. Ylivoimainen este on osoitettava luotettavalla selvityksellä kuten lääkärintodistuksella tai vakuutusyhtiön lausunnolla ensi tilassa tai viimeistään kahden viikon kuluttua peruuttamiseen oikeuttavan esteen ilmaantumisesta.
3.4. Peruutus järjestäjän toimesta
Järjestäjän puolelta jokin seuralaisohjelmista voidaan peruuttaa, jollei 30.4.2023 mennessä ole tullut riittävästi ilmoittautuneita: Espoo mereltä 40 vierasta ja Otaniemi-Emma-kierros 20 henkeä. Osallistuja saa tällöin seuralaismatkoista maksamansa maksut takaisin.
3.5 Vuosikokouksen ja siihen liittyvien tapahtumien peruutus
Suomen Lions-liitto ry päättää vuosikokouksen ja siihen liittyvien tapahtumien peruuttamisesta. Tällöin noudatetaan Suomen Lions-liiton päätöksen mukaisia toimia maksuhyvityksissä.
Järjestäjä: Lions Club Tapiola ry
Käytännön järjestelyistä vastaa Suomen Lions-liitto ry:n puolesta vuosikokouksen 2023 päätoimikunta.
Sähköposti: kanslia@vk2023espoo.fi